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  2013年 6月,河源市人民政府办公室印发《河源市地方志资料年报制度的通知》,河源市全面启动地方志资料年报制度工作。开展年报工作是省政府的政令与工作部署,有利于更好地保存与传承历史,促进与规范各单位的资料制度建设。对此,我们要统一认识,增强自觉性和紧迫感,加强领导,明确责任,落实人员、经费和工作条件,及时解决工作中存在的问题,做到有机构管事,有人办事;要以对历史负责、对社会负责、对事业负责的高度责任感,对年报资料质量负责,严格把关。

 
  一、开展地方志资料年报工作的必要性与重要性
 
  (一)是贯彻落实《地方志工作条例》和《广东省地方志工作规定》的内在要求。
  质量是志书的生命,如何最大可能地搜集到全面、真实、准确的地方志资料,无疑是永葆志书生命活力的关键所在,也是地方志工作的关键所在。2006年国务院公布《地方志工作条例》明确规定搜集、保存地方志文献和资料是县级以上地方人民政府地方志工作机构的职责,还规定“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其他组织以及个人征集有关地方志资料,有关单位和个人应当提供支持。”虽然未曾明确通过年报方式来征集地方志资料,但却对地方志机构征集地方志资料的合法性进行了充分肯定。2007年广东省人民政府发布的《广东省地方志工作规定》则对征集资料的方式进一步明确:“县级以上人民政府地方志工作机构应当制定本行政区域地方志资料年报制度。各有关单位应当按照地方志资料年报制度报送地方志资料。”这无疑为地方志工作机构开展资料年报工作提供了强有力的法律保障。而2011年经广东省人民政府同意印发的《广东省地方志事业“十二五”发展规划》也将资料年报工作作为“十二五”时期发展任务之一。由此可见,开展资料年报工作是贯彻落实《地方志工作条例》和《广东省地方志工作规定》的内在要求,也是地方志工作机构的法定职责和重要任务,开展地方志资料年报工作势在必行。
  (二)是地方志事业可持续发展的必然趋势
  1.资料年报为第三轮修志工作提供有效的资料保障,促进地方志事业的科学发展。在第二轮修志编修过程中,普遍遇到的困难就是资料缺失问题。修志工作开始之初,按“横不缺要项”的原则设计志书篇目,然后在其基础上进行资料搜集、整理与编纂。然而,设计的篇目往往只是一种良好愿望。在第二轮《河源市志》的记述断限是1988年到2008年,虽然只有短短的20年,但其间经历几次大的机构改革,许多单位与机构被撤销、合并、转制,由于当时资料保存意识普遍不强,没有做好资料交接与保存工作。一些单位平时也不太重视资料搜集与保存,导致许多珍贵的历史资料散失,即使有部分资料保存下来,或因无从考究等原因而无法入志,导致志书中对某些重要历史过程、重要事件、重要人物无法进行完整记述;有些篇目也因为得不到足够的资料支撑而不得不删减,造成志书缺项,这些问题在一定程度上影响了志书的全面、准确记述。
  2.年报资料为地方志资源开发利用提供资源保障,促进行业 (部门)的文化建设,为经济社会发展服务。在第二轮 《河源市志》编修中,由于不重视资料积累,有些单位找不出几张能人志的照片。更找不到反映行业发展的主要数据、重大事件的来龙去脉,甚至连本单位领导的任职情况都出现纰漏。今后几年,以“大部制”改革为主要内容的机构改革还将继续,一些单位、机构不可避免地会遭遇撤销、合并与转制。如果我们现在不及时搜集与保存能反映各行业 (事业 )发展情况的重要资料。那么,二轮修志中碰到的资料缺失、查无出处的问题,在第三轮修志中仍将继续出现,且难以弥补。所以,广东从二轮修志的完结之年开始启动地方志资料年报工作,有目的地搜集和保存与各行业 (事业)发展息息相关的各类重要资料,为行业发展留下宝贵的历史资料,不仅为第三轮修志打下扎实的资料基础,也有利于行业 (部门)加强文化建设,提升行业 (部门)的软实力。
 
  二、资料年报工作的优势
 
  1.按年度报送资料,能有效避免行业 (事业)资料断层。二轮修志过程中,历经数次机构改革,当时,很多职能部门的资料保存意识不强 ,在单位撤并、人员变更的过程中,很多资料没有做好交接,致使许多珍贵资料遗失而不自知。待到修志时再来查找,才发现很多重要事件、重要人物找不到相关的资料来支撑,想要完整反映改革开放后行业(事业)发展的具体情况,却只能找到廖廖几年的资料,大部分年份因为找不到相关的资料,出现资料断层,而不能完整体现行业 (事业)发展情况。这种情况在二轮修志的编修单位中普遍存在,成为二轮修志中的重大遗憾。现在,资料年报工作按年度搜集、整理、汇编行业 (事业)的相关资料,具有可连续性,而且在报送过程中,跨年度事件可先搜集资料,在事件完结次年再统一报送,上一年报送过而未发生重大变化的情况则不再重复报送,这使得资料既具有延续性,又不至于浪费人力重复报送,待下一轮修志时能相对完整地体现各行业 (事业)的发展情况,做到纵不断线。
  2.年报资料以资料长编为主,有助于提升资料的可信。广东此次开展的地方志资料年报不同于志书编纂,《编写要求》中明确规定年报资料以资料长编形式为主。主要原始资料和引文要注明出处,而且对于档案资料、文件资料、书籍资料、实地调查资料和口碑资料、报刊资料、音像资料、网络资料等各类资料分别要做何注释,都有明确的要求。那么,以后在使用资料的过程中,无论有何疑问,都查有实处,易于辨明真伪,这对于提升资料的可信度,毋庸置疑具有重要作用。
  3.资料年报可促使地方志资料介质的多样化。一直以来,志书有两种介质,最传统就是纸质书籍,以文字和图片为主,但近年来随着信息产业的迅速发展,有些地方的志书在纸质版的基础上,加工成电子版,年报资料在传统的文字和图片的基础上,还增加了音频、视频等新型介质,为资料内容增添了直观性和生动性,不失为传统纸质资料的有效补充。
  4.按年度报送资料,使资料及时得到系统整理,便于各承报单位使用,提高其开展年报工作的积极性。广东省前两轮修志,都是政府布置编修任务后,各单位临时组建班子和人员开展工作,其中以退休人员返聘和在职人员兼职编修为主,工作完成后机构和人员解散,不具有延续性,辛苦编纂的厚厚一本志书,利用率较低,付出的劳动与其实用的价值不成正比。而资料年报以年度为单位,周期短,相对于修志来说,各方投入也较少。而且搜集上年的资料也比搜集几十年前的资料难度相对要小,如及时将搜集到的资料进行系统整理,不仅有助于积累修志资料,而且加工后的资料对于单位内部查找使用,促进单位的内部文化建设,也大有裨益,容易引起领导的重视,提高各单位开展年报工作的积极性。
   三、实施地方志资料年报制度是确保志书质量的重要环节
 
  目前,确定年报单位121个,覆盖我市经济、政治、文化、社会各领域,保障了志书要全面、系统记载本行政区域自然、政治、经济、文化各方面情况的内在需求,为新一轮志书的编修积累了广泛的资料。
  为保障志书资料的质量,地方志资料年报制度还制定了严格的质量标准:一是编入年报的资料,应该全面、客观、具体、准确;二是规定年报编写应贯彻求真存实的原则,实事求是记载人、事、物的实际情况;三是年报提纲应合乎科学分类和社会分工实际,突出时代特色和特点;四是年报整体上要做到“要项不缺,要章齐全”,并且制定了严格的审查验收制度,从多方面保障了资料年报的质量。
  地方资料年报的作用主要有:一是为修志工作积累资料。地方志资料年报通过收集各承报单位报送的资料,为修志工作积累修志资料,为下一次修志提供基础资料;二是保存资料,通过地方志资料年报制度,可以将各单位报送的资料进行集中保存,为下次修志做好资料准备;三是通过年报资料整理、编纂中间成果,为经济社会发展服务。修志部门通过对各承报单位报送的年报资料进行整理、编纂、出版一些中间成果,为经济社会发展提供现实服务。
  此外,鼓励年报资料的开发利用,可以网络传播为资料共享的媒介,实现年报资料与社会的接轨。
(作者单位:河源市地方志办公室)